Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje sposób, w jaki Hutotoa sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (dalej: „Administrator" lub „Spółka") zbiera, przechowuje, przetwarza i chroni dane osobowe użytkowników korzystających z serwisu internetowego hutotoa.com oraz osób korzystających z usług Spółki.

Przetwarzanie danych odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000 ze zm.) oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa polskiego i unijnego.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:
Hutotoa sp. z o.o.
ul. Piękna 31/37, 00-677 Warszawa
NIP: 7010487213, REGON: 386204810
KRS: 0000852716
E-mail: [email protected]
Tel.: +48 22 417 08 63

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Spółka przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

2.1. Zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

Dane osobowe klientów są przetwarzane w celu świadczenia usług prawnych i organizacyjnych, w tym sporządzania umów, prowadzenia spraw sądowych, przygotowywania dokumentacji prawnej, organizowania programów wypoczynku i czasu wolnego. Dane przetwarzane są przez czas trwania umowy oraz przez okres niezbędny do jej rozliczenia i ewentualnego dochodzenia roszczeń.

2.2. Wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

Administrator przetwarza dane w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy prawa, w tym przepisy podatkowe, rachunkowe, archiwizacyjne oraz regulacje dotyczące zawodów prawniczych. Dane są przechowywane przez okresy wskazane w odpowiednich przepisach (np. 5 lat dla dokumentacji podatkowej, 10 lat dla akt sądowych).

2.3. Uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

W oparciu o uzasadniony interes Spółka przetwarza dane w celach: marketingu bezpośredniego własnych usług w stosunku do dotychczasowych klientów, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, zapewnienia bezpieczeństwa sieci i serwisu, prowadzenia analiz i statystyk wewnętrznych.

2.4. Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

W przypadkach, w których przetwarzanie danych nie wynika z pozostałych podstaw prawnych, Administrator prosi o odrębną, dobrowolną zgodę. Zgoda może być wycofana w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej cofnięciem.

3. Kategorie przetwarzanych danych

Zależnie od charakteru świadczonych usług, Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:

dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, PESEL, seria i numer dokumentu tożsamości;
dane kontaktowe: adres zamieszkania lub siedziby, numer telefonu, adres e-mail;
dane podmiotowe: NIP, REGON, KRS w przypadku klientów korporacyjnych;
dane dotyczące spraw prawnych: treść pełnomocnictw, materiały dowodowe, orzeczenia sądowe, dokumentacja majątkowa;
dane dotyczące zlecanych usług: preferencje wypoczynkowe, harmonogramy podróży, wymagania logistyczne;
dane techniczne serwisu: adres IP, pliki cookie, dane o aktywności w serwisie.

4. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

pracownicy i współpracownicy Spółki upoważnieni do przetwarzania danych w zakresie niezbędnym do wykonania zlecenia;
podmioty świadczące usługi hostingowe, IT i utrzymania serwisu – wyłącznie na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych;
biuro rachunkowe obsługujące Spółkę – w zakresie danych niezbędnych do rozliczeń;
kancelarie notarialne, biegli sądowi i inne podmioty uczestniczące w sprawach prawnych – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia;
organy publiczne (sądy, prokuratura, organy administracji) – wyłącznie na podstawie przepisów prawa i w zakresie przez nie wymaganym.

Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowych.

5. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane przetwarza Administrator, przysługują następujące prawa:

Prawo dostępu – prawo do uzyskania informacji o tym, jakie dane osobowe są przetwarzane i na jakiej podstawie;
Prawo do sprostowania – prawo do żądania poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;
Prawo do usunięcia – prawo do żądania usunięcia danych, gdy nie są one już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane, lub gdy cofnięto zgodę stanowiącą podstawę przetwarzania;
Prawo do ograniczenia przetwarzania – prawo do żądania zawieszenia przetwarzania danych w określonych przypadkach przewidzianych przez RODO;
Prawo do przenoszenia danych – prawo do otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
Prawo do sprzeciwu – prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie Administratora;
Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji – prawo do tego, by decyzje nie były podejmowane wyłącznie w sposób zautomatyzowany, jeśli wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływają na osobę.

Wnioski w zakresie realizacji powyższych praw należy kierować pisemnie na adres biura lub drogą elektroniczną na adres [email protected]. Odpowiedź zostanie udzielona bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od otrzymania wniosku.

6. Prawo do skargi

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

7. Pliki cookie i technologie śledzące

Serwis hutotoa.com korzysta z plików cookie – małych plików tekstowych zapisywanych na urządzeniu użytkownika. Stosowane są następujące kategorie plików cookie:

7.1. Niezbędne pliki cookie

Pliki cookie niezbędne do prawidłowego funkcjonowania serwisu, takie jak przechowywanie preferencji dotyczących zgody na cookie (klucz: cookieConsent). Ich stosowanie nie wymaga zgody użytkownika. Są usuwane wraz z zamknięciem przeglądarki lub po upływie okresu ważności.

7.2. Analityczne pliki cookie

W przypadku udzielenia zgody serwis może korzystać z anonimowych narzędzi analitycznych pozwalających mierzyć ruch i zachowanie użytkowników. Dane pozyskane w ten sposób mają charakter zbiorczy i nie identyfikują konkretnych osób.

Użytkownik może zarządzać plikami cookie poprzez ustawienia przeglądarki. Wyłączenie wszystkich plików cookie może wpłynąć na funkcjonalność serwisu.

8. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych, w szczególności:

szyfrowanie połączeń za pomocą protokołu TLS/SSL;
kontrolę dostępu do systemów informatycznych na zasadzie minimalnych uprawnień;
regularne szkolenia pracowników w zakresie ochrony danych;
procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa;
fizyczną ochronę serwerowni i archiwów dokumentacyjnych.

9. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okresy niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem wymogów prawa:

dane klientów – przez czas trwania umowy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń (co do zasady 6 lat dla roszczeń z umów);
dokumentacja księgowa i podatkowa – przez 5 lat od końca roku podatkowego;
dane z formularza kontaktowego – przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że doszło do zawarcia umowy;
dane marketingowe (za zgodą) – do momentu wycofania zgody.

10. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, wdrożenia nowych rozwiązań technologicznych lub zmiany zakresu świadczonych usług. Każda zmiana zostanie ogłoszona na stronie hutotoa.com z podaniem daty wejścia w życie. W przypadku zmian istotnych Administrator poinformuje klientów drogą e-mailową.

11. Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:
E-mail: [email protected]
Adres korespondencyjny: Hutotoa sp. z o.o., ul. Piękna 31/37, 00-677 Warszawa
Tel.: +48 22 417 08 63